كيفية إنشاء طلب وفاتورة في ورشة فلوفيكس
تتيح ميزة الطلبات والفواتير في ورشة فلوفيكس إنشاء طلبات العملاء، وتسجيل الخدمات وقطع الغيار، واحتساب التكاليف، وإصدار فواتير احترافية. وتساعد هذه العملية على ضمان دقة الفوترة، وتحسين تتبع المعاملات المالية، وتزويد العملاء ببيان واضح يشمل جميع أعمال الإصلاح، والخدمات، والمنتجات المقدمة.
من خلال إنشاء الطلبات والفواتير داخل ورشة فلوفيكس، يمكن للورش تبسيط إجراءات العمل، وتقليل أخطاء الفوترة، والاحتفاظ بسجل متكامل للخدمات والمدفوعات، مما يسهم في تحسين الكفاءة التشغيلية وتعزيز جودة خدمة العملاء.
إضافة طلب في ورشة فلوفيكس
الخطوة 1: الانتقال إلى الطلبات
انتقل إلى الورشة → قائمة الإصلاحات.
انقر على تعديل → بطاقة الإدخال.
انقر على إضافة طلب جديد.
سيتم فتح نموذج طلب جديد.
الخطوة 2: اختيار العميل
اختر العميل المرتبط بالطلب.
تأكد من صحة بيانات العميل قبل المتابعة.
الخطوة 3: اختيار المركبة
اختر المركبة المطلوب إجراء الخدمة لها.
يتم ربط الطلب تلقائيًا بسجل الصيانة الخاص بالمركبة.
الخطوة 4: إضافة المنتجات
في قسم اختيار المنتج:
ابحث عن المنتج المطلوب.
اختر المنتج من القائمة.
انقر على إضافة (+).
أمثلة على المنتجات الشائعة:
زيت المحرك.
فلتر الزيت.
بعد ذلك:
أدخل الكمية المطلوبة.
تأكد من صحة الأسعار.
يقوم النظام تلقائيًا باحتساب إجمالي كل صنف، بالإضافة إلى إجمالي قيمة الطلب.
الخطوة 5: إضافة ملاحظة
استخدم حقل الملاحظة لإضافة أي معلومات مهمة متعلقة بالطلب.
مثال على الملاحظات:
طلب العميل استخدام قطع غيار أصلية (OEM) فقط.
الخطوة 6: رفع المرفقات
يتيح قسم المرفقات إضافة المستندات الداعمة الخاصة بطلب البيع.
أمثلة على المرفقات:
طلبات الشراء الخاصة بالعميل.
تقارير فحص المركبة.
صور المنتجات.
عروض الأسعار الموقعة.
مستندات الموافقة.
توفر هذه المرفقات معلومات مرجعية إضافية تساعد في معالجة الطلب وإدارته بكفاءة.
الخطوة 7: الشحن إلى عنوان مختلف (اختياري)
فعّل خيار الشحن إلى عنوان مختلف إذا كان سيتم تسليم المنتجات إلى عنوان غير العنوان الرئيسي للعميل.
بيانات الشحن:
اسم المستلم.
العنوان.
المدينة.
الرمز البريدي.
رقم التواصل.
تُعد هذه الميزة مناسبة لعملاء الأساطيل، وحسابات الشركات، وعمليات التسليم إلى طرف ثالث.
الخطوة 8: المراجعة والحفظ
قبل الحفظ، تأكد من صحة البيانات التالية:
معلومات العميل.
بيانات المركبة.
المنتجات.
الخدمات.
إجمالي المبلغ.
بعد التحقق من جميع البيانات، انقر على حفظ وإغلاق.
يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء رقم طلب فريد، ثم يحفظ الطلب ضمن سجلات الورشة.
فوائد الطلبات
تنظيم وإدارة طلبات الصيانة والخدمات بكفاءة.
تحسين دقة تتبع عمليات الإصلاح.
تعزيز الرقابة على المخزون وقطع الغيار.
تحسين التواصل مع العملاء.
الاحتفاظ بسجل متكامل للخدمات والصيانة.
تساعد ميزة الطلبات في ورشة فلوفيكس الورش على إدارة طلبات الإصلاح والصيانة بكفاءة، مع الحفاظ على سجلات دقيقة للعملاء، والمركبات، والخدمات، مما يساهم في تحسين سير العمل ورفع جودة الخدمة.
كيفية إنشاء فاتورة ورشة في فلوفيكس
تتيح ميزة فاتورة الورشة في فلوفيكس للمستخدمين إنشاء فواتير احترافية لأعمال إصلاح المركبات المكتملة، وخدمات الصيانة، وقطع الغيار، ورسوم العمالة. وتوفر الفاتورة للعميل بيانًا تفصيليًا يشمل المنتجات، والخدمات، والضرائب، وملخص أعمال الإصلاح، مما يضمن الشفافية الكاملة ودقة الفوترة.
يساعد إنشاء الفواتير داخل ورشة فلوفيكس على تسهيل تحصيل المدفوعات، والاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة، والحفاظ على سجل متكامل للخدمات لكل عميل ومركبة.
الخطوة 1: اختيار العميل
ابدأ باختيار العميل الذي سيتم إنشاء الفاتورة له.
انقر على اختيار العميل.
ابحث عن العميل المطلوب من قائمة العملاء.
اختر العميل من القائمة.
بيانات العميل:
اسم العميل.
رقم الهاتف.
البريد الإلكتروني.
بيانات الفوترة.
تأكد من صحة بيانات العميل قبل المتابعة لتجنب أي أخطاء في إصدار الفاتورة.
الخطوة 2: اختيار المركبة
اختر المركبة المرتبطة بالخدمة أو عملية الإصلاح المكتملة.
انقر على اختيار المركبة.
اختر مركبة العميل من القائمة.
بيانات المركبة:
الشركة المصنعة.
الطراز.
رقم اللوحة.
رقم الهيكل (VIN).
رقم المحرك.
قراءة عداد المسافة الحالية.
يساعد ربط الفاتورة بالمركبة على الاحتفاظ بسجل صيانة دقيق وسهل الرجوع إليه.
الخطوة 3: إضافة المنتجات
في قسم اختيار المنتج:
ابحث عن المنتج المطلوب.
اختر المنتج من القائمة.
أدخل الكمية المطلوبة.
أمثلة على المنتجات:
زيت المحرك.
فلتر الزيت.
فلتر الهواء.
فحمات الفرامل.
البطارية.
سائل التبريد.
شمعات الاحتراق (البواجي).
شفرات مسّاحات الزجاج.
يقوم النظام تلقائيًا باحتساب إجمالي تكلفة المنتجات المضافة.
الخطوة 4: تفعيل خيار السعر شامل الضريبة
إذا كانت أسعار المنتجات تشمل الضريبة مسبقًا:
فعّل خيار السعر شامل الضريبة.
سيقوم فلوفيكس تلقائيًا باحتساب قيمة الضريبة وإظهارها ضمن أسعار المنتجات في الفاتورة.
الفوائد:
احتساب الضريبة بدقة.
توفير فواتير واضحة وشفافة.
الالتزام بالمتطلبات المحاسبية والضريبية.
تبسيط عملية إعداد الفاتورة.
ملاحظة: استخدم هذا الخيار فقط إذا كانت أسعار المنتجات تتضمن الضريبة المطبقة مسبقًا.
الخطوة 5: إضافة ملاحظة للعميل
استخدم حقل ملاحظة العميل لإضافة معلومات أو تعليمات مهمة تظهر للعميل في الفاتورة.
أمثلة على الملاحظات:
شكرًا لاختياركم ورشة فلوفيكس.
يسري الضمان على قطع الغيار المحددة فقط.
يُرجى جدولة الصيانة القادمة بعد قطع 5,000 كم.
يُستحق السداد عند استلام الفاتورة.
تساعد ملاحظات العميل على تحسين التواصل وتقديم تذكيرات وإرشادات مفيدة تتعلق بالخدمة.
الخطوة 6: إضافة ملخص الإصلاح / الملاحظات
يُستخدم قسم ملخص الإصلاح / الملاحظات لتوضيح الأعمال التي تم تنفيذها على المركبة.
أمثلة على ملخص الإصلاح:
تم تغيير زيت المحرك وفلتر الزيت.
تم استبدال فحمات الفرامل الأمامية.
تم إجراء فحص شامل للمركبة.
تم فحص نظام شحن البطارية والتأكد من سلامته.
تم فحص وصيانة نظام تكييف الهواء.
يساعد ملخص الإصلاح المفصل العملاء على فهم الخدمات التي تم تنفيذها، كما يدعم التخطيط لأعمال الصيانة المستقبلية.
الخطوة 7: الشحن إلى عنوان مختلف (اختياري)
فعّل خيار الشحن إلى عنوان مختلف إذا كان سيتم إرسال المنتجات أو مستندات الفاتورة إلى عنوان آخر غير العنوان الأساسي للعميل.
بيانات الشحن:
اسم المستلم.
عنوان التسليم.
المدينة.
الرمز البريدي.
رقم التواصل.
يُعد هذا الخيار مناسبًا لعملاء الأساطيل، وحسابات الشركات، وطلبات التسليم إلى طرف ثالث.
الخطوة 8: مراجعة تفاصيل الفاتورة
قبل إصدار الفاتورة، تأكد من صحة البيانات التالية:
معلومات العميل.
بيانات المركبة.
المنتجات والكميات.
الأسعار.
إعدادات الضريبة.
ملاحظات العميل.
ملخص الإصلاح.
بيانات الشحن (إن وجدت).
تساعد المراجعة النهائية على ضمان دقة الفاتورة وتجنب أي أخطاء في الفوترة.
الخطوة 9: إصدار الفاتورة
انقر على حفظ وإغلاق لإصدار الفاتورة.
سيقوم النظام تلقائيًا بما يلي:
إنشاء رقم فاتورة فريد.
احتساب الإجماليات والضرائب.
تسجيل المنتجات والخدمات.
تحديث سجل العميل وسجل المركبة.
حفظ الفاتورة للرجوع إليها مستقبلًا.
بعد ذلك، تصبح الفاتورة جاهزة للطباعة أو التنزيل أو مشاركتها مع العميل.
فوائد فواتير الورشة
إصدار فواتير احترافية للعملاء.
احتساب الضرائب بدقة.
توثيق كامل لأعمال الإصلاح.
تحسين إدارة السجلات المالية.
تسريع عملية تحصيل المدفوعات.
تعزيز الشفافية مع العملاء.
الاحتفاظ بسجل متكامل لصيانة المركبات.
الخلاصة
تُسهّل ميزة فاتورة الورشة في فلوفيكس عملية الفوترة من خلال تسجيل المنتجات والخدمات والضرائب وتفاصيل الإصلاح في فاتورة احترافية ودقيقة. ومن خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن للورش تحسين كفاءة العمليات، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتزويد العملاء بفواتير واضحة وشفافة.